会社所有の設備を利用して私用のメールをすることについてどのように規制をしていくかということについてご相談を受けることがあります。

　規制として簡単な方法は「全面禁止」が手っ取り早いのでしょうが、潜在的に従業員はもとより経営者の方々にも「多少のメールはやむを得ない」という意識があるため、現実的には文言上の規制はあるが、実態は規制をしていないという曖昧な状況のようです。

　事が大きくなるのは、特定個人に多数のメールが送られたとか会社または上司を批判するメールが送られたなど「度を越していると判断された場合」が多いのですが、その際に「私用メールは禁止となっている」といっても説得力はありません。

　いわゆる黙認状態であったにもかかわらず処分をする時だけ規定を主張するという運用は、よほどの支障を来していない限り懲戒処分をするということは難しいと考えます。

　ごく少数の私用メールを見つけ出すことは現実的には難しい上、プライバシーの侵害の問題に発展をしかねませんから黙認状態になることもやむを得ないかもしれません。しかし、少しでも度を越した（度を超えそうである）というような事が起こった時には積極的に注意喚起をしていくことをお勧めします。注意喚起をしたにもかかわらず改善がされない場合に懲戒処分に踏み切るというステップが良いでしょう。

　私用メールの規制についてまったく規定がない場合や文言上は規定されているが野放しの黙認状態という会社はリスクを抱えています。事が起こる前に運用ルールを含めて検討されることをお勧めします。

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